Печать в трудовой книжки
Отдельного разговора стоит определение оттиска печати в трудовой книжке любого работника. О порядке ведения и заполнения трудовых книжек, которые необходимо всегда неукоснительно соблюдать, четко изложено в двух правовых документах: Инструкции по заполнению трудовых книжек и Правилах ведения и хранения трудовых книжек. При детальном изучении данных документов напрашивается вывод о том, что печать кадровой организации или любой другой службы появляется в трудовой книжке работника лишь в трех случаях:
На титульном листе трудовой книжке при ее первичном оформлении;
В том случае, если анкетные данные работника требуют изменений, печати наносятся на внутренней стороне обложки трудовой книжки;
Для подтверждения факта увольнения печать заносится в раздел ‘Cведения о работе’.
Если работник на месте своей службы получает вкладыш, то в таком отдельном случае всегда требуется поставить штамп в трудовой книжке. Такой штамп представляет собой небольшой прямоугольный вкладыш с соответствующим названием "Выдан вкладыш". Он располагается в зависимости от обстоятельств на главном (титульном) листе или внутренней стороне обложки трудовой книжки.
По мнению Ларисы Санкиной, занимающей пост доцента на кафедре документоведения Российского государственного гуманитарного университета, существует одна проблема, связанная с законодательством о документах юридически регламентирующих работу с трудовыми книжками. По факту ни один из имеющихся нормативных актов не дает представления и метода о том, как в случае неправильно проставленной другой организацией печати, осуществить ее аннулирование. Махнуть рукой на такую ошибку никак нельзя, потому что именно она в дальнейшем может вызвать множество спорных вопросов в процессе начисления пенсии в Пенсионном Фонде. Лариса Санкина предполагает, что исправление такой ошибки может осуществляться по схожему алгоритму с ошибками в разделе о работе. Необходимо просто рядом с печатью написать о том, что она была проставлена ошибочно, при это необходимо указать порядковый номер, идущий за последней записью. Для примера: печать акционерного общества ‘Заря’ была поставлена ошибочно, после чего рядом с ошибочной печатью ставится правильная.
В ряде случаев не исключается и то, что работник с такой пометкой в трудовой будет доказывать свой стаж работы дополнительными приказами. Поэтому при увольнении лучше выдать бывшему сотруднику все необходимые копии документов.